Sie sind mit Ihrer aktuellen Hausverwaltung unzufrieden? Jahresabrechnungen kommen zu spät, Eigentümerversammlungen finden nicht statt oder wichtige Anfragen bleiben unbeantwortet? Viele Wohnungseigentümer kennen diese Probleme.
Eine zuverlässige Hausverwaltung ist entscheidend für den Werterhalt einer Immobilie und eine funktionierende Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Doch was können Eigentümer tun, wenn die Zusammenarbeit mit der bisherigen Verwaltung nicht mehr funktioniert?
Die gute Nachricht: Eine WEG kann ihre Hausverwaltung grundsätzlich jederzeit wechseln.
In diesem Ratgeber erklärt Vermieter Service Plus, wie der Verwalterwechsel funktioniert, welche gesetzlichen Regelungen gelten und worauf Eigentümer im Rems-Murr-Kreis achten sollten.
1. Wann ist ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll?
Nicht jede Unstimmigkeit rechtfertigt sofort einen Wechsel. Wenn jedoch wiederholt Probleme auftreten und das Vertrauen der Eigentümer verloren geht, kann eine neue Hausverwaltung die richtige Entscheidung sein.
Typische Gründe für einen Verwalterwechsel sind:
- Verspätete oder fehlende Jahresabrechnungen: Eigentümer erhalten keine nachvollziehbare Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft.
- Fehlende Eigentümerversammlungen: Wichtige Entscheidungen über Reparaturen, Wirtschaftspläne und andere Maßnahmen bleiben aus.
- Mangelnde Kommunikation: Anfragen werden nicht oder erst nach mehrfacher Erinnerung beantwortet.
- Unübersichtliche Buchhaltung: Kontoauszüge, Belege oder Informationen zur Erhaltungsrücklage sind nicht nachvollziehbar.
- Vernachlässigte Instandhaltung: Notwendige Reparaturen werden nicht rechtzeitig organisiert.
- Fehlende Transparenz: Eigentümer erhalten keine ausreichenden Informationen über die Verwaltung ihres gemeinschaftlichen Eigentums.
Besonders bei kleineren Eigentümergemeinschaften ist eine persönliche und transparente Betreuung wichtig.
2. Darf eine WEG ihre Hausverwaltung jederzeit wechseln?
Ja. Die rechtliche Grundlage bildet § 26 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG).
Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit durch Beschluss der Wohnungseigentümer abberufen werden. Ein besonderer Grund ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich.
Allerdings müssen zwei Dinge unterschieden werden:
Abberufung des Verwalters
Durch die Abberufung endet die Organstellung des Verwalters. Die bisherige Verwaltung verliert damit ihre Stellung als bestellter WEG-Verwalter.
Beendigung des Verwaltervertrags
Der Verwaltervertrag ist davon rechtlich zu unterscheiden. Nach § 26 Abs. 3 WEG endet er spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Eine frühere Beendigung kann sich beispielsweise aus einer wirksamen Kündigung oder einer einvernehmlichen Vereinbarung ergeben.
Deshalb sollten Eigentümer vor dem Wechsel sowohl den Bestellungsbeschluss als auch den bestehenden Verwaltervertrag prüfen.
3. Wie läuft ein Verwalterwechsel ab?
Ein gut vorbereiteter Wechsel verhindert unnötige Verzögerungen und erleichtert der neuen Hausverwaltung die Übernahme.
Schritt 1: Probleme innerhalb der Eigentümergemeinschaft besprechen
Zunächst sollten die Eigentümer klären, welche Probleme mit der bisherigen Hausverwaltung bestehen.
Es empfiehlt sich, konkrete Beispiele zu dokumentieren, etwa fehlende Abrechnungen, unbeantwortete Schreiben oder nicht erledigte Reparaturen.
Schritt 2: Angebote neuer Hausverwaltungen einholen
Bevor die bisherige Verwaltung abberufen wird, sollte sich die WEG über mögliche Nachfolger informieren.
Dabei ist nicht allein der Preis entscheidend. Auch Leistungsumfang, Erreichbarkeit, Erfahrung und persönliche Betreuung spielen eine wichtige Rolle.
Unser Tipp: Vereinbaren Sie vor einer Entscheidung einen persönlichen Termin mit der neuen Hausverwaltung. So können offene Fragen geklärt und die Besonderheiten der Immobilie berücksichtigt werden.
Schritt 3: Eigentümerversammlung vorbereiten
Über die Abberufung der bisherigen Verwaltung und die Bestellung eines neuen Verwalters entscheidet grundsätzlich die Eigentümergemeinschaft durch Beschluss.
Nach § 24 WEG muss der Verwalter mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einberufen.
Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer kann unter Angabe von Zweck und Gründen in Textform die Einberufung verlangen.
Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig oder fehlt ein Verwalter, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen beispielsweise der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Versammlung einberufen.
Die Tagesordnung sollte die Abberufung der bisherigen Verwaltung, die Beendigung des bisherigen Verwaltervertrags und die Bestellung der neuen Verwaltung eindeutig berücksichtigen.
Schritt 4: Beschluss über den Verwalterwechsel fassen
Grundsätzlich entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, soweit keine besondere gesetzliche Regelung eingreift. Die geltende Stimmrechtsregelung der Gemeinschaft ist zu beachten.
Die Beschlüsse müssen ordnungsgemäß gefasst und dokumentiert werden.
Wichtig ist außerdem, die neue Verwaltung zu bestellen und den Abschluss des neuen Verwaltervertrags durch eine entsprechend bevollmächtigte Person zu ermöglichen.
Schritt 5: Verwaltungsunterlagen übergeben
Nach dem Wechsel müssen die Verwaltungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft ordnungsgemäß an die neue Verwaltung beziehungsweise die hierzu berechtigte Gemeinschaft übergeben werden.
Hierzu gehören unter anderem:
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Beschlusssammlung und Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Verwalterverträge und wichtige Dienstleistungsverträge
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen
- Buchhaltungsunterlagen und Rechnungsbelege
- Kontoauszüge und Bankunterlagen
- Nachweise über die Erhaltungsrücklage
- Versicherungsunterlagen
- Wartungs- und Prüfberichte
- Informationen zu laufenden Reparaturen und offenen Forderungen
- Schlüssel, Zugangsdaten und weitere Verwaltungsunterlagen
Eine vollständige Übergabe erleichtert die Einarbeitung und hilft, Fehler in der zukünftigen Verwaltung zu vermeiden.
4. Was passiert, wenn wichtige Unterlagen fehlen?
Bei einem Verwalterwechsel kann es vorkommen, dass einzelne Dokumente fehlen oder die bisherige Buchhaltung Unstimmigkeiten aufweist.
Besonders problematisch sind fehlende Kontoauszüge, nicht erstellte Jahresabrechnungen oder eine unvollständige Beschlusssammlung.
Die neue Hausverwaltung sollte deshalb zunächst den vorhandenen Unterlagenbestand erfassen und dokumentieren, welche Dokumente fehlen.
Anschließend können die fehlenden Unterlagen gezielt angefordert und offene Fragen geklärt werden.
Dabei ist wichtig: Eine neue Hausverwaltung kann nur dann auf einer verlässlichen Grundlage arbeiten, wenn die vorhandenen Verwaltungsunterlagen sorgfältig geprüft werden.
Bestehen Hinweise auf Pflichtverletzungen oder finanzielle Unregelmäßigkeiten, kann zusätzlich eine rechtliche Prüfung durch einen Fachanwalt sinnvoll sein.
5. Wie lange dauert ein Hausverwaltungswechsel?
Die Dauer hängt unter anderem davon ab, wie schnell eine Eigentümerversammlung organisiert werden kann, wann die neue Verwaltung bestellt wird und ob die bisherige Verwaltung die Unterlagen vollständig übergibt.
Bei einer gut vorbereiteten Eigentümergemeinschaft kann die organisatorische Übernahme innerhalb weniger Wochen möglich sein.
Verzögerungen entstehen häufig durch:
- fehlende Beschlüsse,
- unvollständige Verwaltungsunterlagen,
- ungeklärte Bankvollmachten,
- offene Abrechnungen,
- laufende Verträge oder
- Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit der bisherigen Verwaltung.
Deshalb empfiehlt es sich, den Wechsel frühzeitig zu planen und einen verbindlichen Übergabetermin abzustimmen.
6. Was kostet der Wechsel der Hausverwaltung?
Die Kosten hängen von der Größe der Eigentümergemeinschaft, dem Zustand der vorhandenen Unterlagen und dem vereinbarten Leistungsumfang ab.
Neben dem laufenden Verwalterhonorar können beispielsweise Kosten für eine außerordentliche Eigentümerversammlung, eine umfangreiche Unterlagenprüfung oder die Aufarbeitung alter Abrechnungen entstehen.
Außerdem können unter Umständen noch Vergütungsansprüche aus dem bisherigen Verwaltervertrag bestehen.
Vor der Beauftragung sollten Eigentümer daher genau prüfen, welche Leistungen im neuen Verwaltervertrag enthalten sind und welche Tätigkeiten gesondert vergütet werden.
7. Hausverwaltung wechseln in Winnenden, Backnang, Waiblingen und Umgebung
Sie suchen eine neue WEG-Verwaltung im Rems-Murr-Kreis?
Vermieter Service Plus unterstützt Wohnungseigentümergemeinschaften bei der Organisation und Durchführung eines strukturierten Verwalterwechsels.
Wir legen besonderen Wert auf persönliche Betreuung, transparente Kommunikation und eine nachvollziehbare kaufmännische Verwaltung.
Unser Leistungsangebot umfasst unter anderem:
- WEG-Verwaltung für kleine und mittlere Eigentümergemeinschaften
- Erstellung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen
- Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
- Überwachung der Einnahmen und Ausgaben
- Koordination von Handwerkern und Dienstleistern
- Begleitung der Verwaltungsübernahme
- Prüfung und Erfassung übergebener Verwaltungsunterlagen im vereinbarten Umfang
Wir sind unter anderem in Winnenden, Schwaikheim, Waiblingen, Backnang, Rudersberg und weiteren Orten im Rems-Murr-Kreis tätig.
8. Fazit: Ein Verwalterwechsel kann sich lohnen
Eine funktionierende Hausverwaltung ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft wichtig.
Wenn Jahresabrechnungen fehlen, Eigentümerversammlungen ausbleiben oder das Vertrauen in die bisherige Verwaltung verloren gegangen ist, kann ein Wechsel sinnvoll sein.
Entscheidend sind eine sorgfältige Vorbereitung, rechtssichere Beschlüsse und eine geordnete Übergabe der Verwaltungsunterlagen.
Sie möchten Ihre Hausverwaltung wechseln?
Vermieter Service Plus steht Ihnen gerne für ein unverbindliches Erstgespräch zur Verfügung.
Wir lernen Ihre Eigentümergemeinschaft und Ihre Immobilie am liebsten bei einem persönlichen Vor-Ort-Termin kennen. So können wir den tatsächlichen Verwaltungsbedarf einschätzen und ein passendes Angebot erstellen.
Kontaktieren Sie uns und informieren Sie sich über unsere Leistungen rund um die WEG-Verwaltung im Rems-Murr-Kreis.
